Persondatapolitik
1. Indledende bemærkninger
1.1 Formål
1.1.1. Hos GoalSet Fitness vil vi løbende komme til elektronisk og på anden systematisk måde at behandle forskellige persondata om dig i forbindelse med, at du er kunde hos os. Det er nødvendigt for, at du kan blive kunde hos os. Vi er i den forbindelse forpligtede til at orientere dig om, hvilke oplysninger om dig, vi indhenter, registrerer, videregiver eller i øvrigt behandler.
1.1.2. Det overordnede formål med behandlingen af dine oplysninger er at kunne foretage den administration, der er knyttet til konsultationer/behandling for dig, dvs. aftaleindgåelsen, behandlingsprocessens opstart, forløb og afslutning, herunder i relation til ydelser mv., du har ret til, samt de forpligtelser, du er underlagt.
1.2 Dataansvar og kontraktoplysninger
1.2.1. GoalSet Fitness er dataansvarlig for de oplysninger, der behandles af os, og har således i henhold til databeskyttelseslovgivningen ansvaret for, at dine personoplysninger behandles lovligt.
1.2.2. For alle de nævnte personoplysninger gælder, at de behandles i overensstemmelse med de retningslinjer og rammer, databeskyttelseslovgivningen samt evt. øvrig lovgivning sætter herfor.
1.2.3. Dette indebærer bl.a., at du til enhver tid kan rette henvendelse til : GoalSet Fitness, Strandvejen 8, kl. Tv 4600 Køge, tfl: +45 53 50 63 77, e-mail: chris@goalsetfitness.com hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende i henhold til databeskyttelseslovgivningen.
2. Behandling af persondata
2.1 Kundekartotek
2.1.1. Når du kontakter os, opretter vi en journal på dig i vort kundekartotek (elektroniske it-system). Her registrerer vi en række forskellige personoplysninger, der som udgangspunkt stammer fra dig selv.
2.1.2. Vi registrerer bl.a. din kontaktoplysninger, fx. privatadresse, privat- og arbejdstelefonnummer, e-mailadresse Herudover registreres løbende journaloplysninger om dit/dine dyr. Endelig registreres oplysninger om andre særlige forhold som fx forsikringer, aftaler om kredit, sundhedsordninger og aftaler om andre betalere.
2.1.3. Oplysningerne i systemet kan vi evt. samkøre med oplysninger om andre kunder, fx for at lave forskellige former for statistikker op opgørelser til internt brug samt ved påkrav fra offentlige myndigheder.
2.1.4. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b.
2.2 E-mails
2.2.1 Vi logger centralt de e-mails, der bliver sendt fra dig til GoalSet Fitness og sendt fra GoalSet Fitnesss til dig. Det vil sige, at vi registrerer, hvem e-mailen er fra, at den er sendt til eller fra dig, hvornår e-mailen er sent og modtaget. Indholdet af de e-mails, som du modtager og sender til GoalSet Fitness, vil som udgangspunkt blive journaliseret på din elektroniske journal.
2.2.2. Som kunde hos GoalSet Fitness vil du – hvis du samtykker dertil – modtage remindere på behandlinger, som er aftalt eller behandlinger der bør gentages inden for en fastsat dato som fx konsultationer.
2.2.3. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b.
2.3 Kalendersystem
2.3.1. I vores elektroniske kalender registrerer vi de aftaler, vi har med kunden. Vi anfører i den forbindelse dit navn og eventuelt identifikationsoplysninger på dig.
2.3.2. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b.
2.4 Betaling
2.4.1. Vores system til håndtering af betaling er samkørt med kundekartoteket, hvorfor behandling af dine personoplysninger sker jf. denne skrivelses pkt. 2.1.
25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra a-b..8.3. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 1-2 (pr. 25. maj 2018
3. Opbevaring, overførsel og videregivelse mv.
3.1. Opbevaring af persondata
3.1.1. Oplysningerne om dig opbevares på virksomhedens adresse.
3.1.2. Visse oplysninger kan evt. opbevares tillige hos vores databehandlere i forbindelse med de drifts- og it-sikkerhedsmæssige opgaver (som fx ekstern hosting af it-programmer, softwarebackup mv.). Vi får løst eksternt. Opbevaring af oplysningerne hos eksterne samarbejdspartnere (vores databehandlere) er undergivet de danske databeskyttelsesregler, og der er indgået databehandleraftaler med databehandlere, der skal sikre, at dine oplysninger bl.a. ikke kommer uvedkommende i hænde.
3.1.3. Dine personoplysninger kan også overlades til vores advokater eller revisorer til brug for løsningen af en konkret opgave. Det kan fx være, hvis GoalSet Fitness har brugt juridisk eller revisionsmæssig bistand i en sag, hvor du er involveret, og hvor de relevante personoplysninger derfor skal bruges af vores revisor eller advokat.
3.2. Overførsel til tredjelande Vil ikke finde sted
3.3. Videregivelse
3.3.1. I forbindelse med bl.a. refusion fra forsikringsselskaber, refusion fra kommuner og videregivelse af fitnessmateriale, jf. Den Danske Dyrlægeforenings Etiske kodeks til relevante offentlige myndigheder og private virksomheder som beskrevet ovenfor i denne skrivelse. Materialet vil indeholde personoplysninger om dig.
Derudover kan GoalSet Fitness videregive personoplysninger om dig vores forsikringsselskab eller andre forsikringsselskaber, hvis dette er relevant og nødvendigt til brug for deres behandling af anmeldte skader mv.
3.3.2. Der kan endvidere ske videregivelse af dine personoplysninger i forbindelse med et potentielt køb og salg af GoalSet Fitness, herunder i forbindelse med den undersøgelses- og afklaringsproces (due diligence-undersøgelse), der måtte blive gennemført forud for et eventuelt salg mv.
3.4. Sletning af data
3.4.1. Databeskyttelseslovgivningen indeholder ikke specifikke regler om, hvornår personoplysninger skal slettes i kundeforhold. Dette skal afgøres af GoalSet Fitness som dataansvarlig i den enkelte situation. Ved vurderingen heraf skal der navnlig lægges vægt på, om en fortsat opbevaring tjener et sagligt formål.
3.4.2. Hensynet til at kunne opbevare dokumentation for historikken i en kundesag/kundejournal, herunder at GoalSet Fitness har mulighed for at se, hvilke skridt der tidligere er foretaget i kundesagen/kunde-journalen, anses i praksis for et sagligt formål. De data GoalSet Fitness bruger til at administrere dit kundeforhold, vil derfor som udgangspunkt først blive slettet, tidligst 5 år efter kundeforholdet er ophørt, idet det er lovpligtigt, at journaler opbevares i 5 år.
3.4.3. Øvrige oplysninger om dig, som ikke er nødvendige at opbevare for at administrere dit kundeforhold, vil blive slettet på det tidspunkt, hvor der ikke længere er noget sagligt behov for fortsat opbevaring, eller hvis lovgivningen i øvrigt pålægger os at slette disse oplysninger på et bestemt tidspunkt.
4. Dine rettigheder
4.1 Oplysningspligt
4.1.1. Databeskyttelseslovgivningen giver dig forskellige rettigheder, når vi behandler persondata om dig elektronisk. Og lovgivningen pålægger os visse pligter – som fx at fortælle dig, at vi har indsamlet eller vil indsamle persondata om dig.
4.1.2. Hvis vi i særlige tilfælde behandler andre persondata om dig eller foretager en anden form for behandling end den, vi beskriver her i denne skrivelse, vil GoalSet Fitness informere dig særskilt om det.
4.2 Indsigt, berigtigelse mv.
4.2.1. Du har også ret til at få at vide, hvilke personoplysninger om dig, vi har samlet i forbindelse med dit kundeforhold, og du har ret til at få indsigt i oplysningerne.
Du har ret til at bede om, at vi begrænser, retter eller sletter personoplysninger, hvis du mener, at de fx er forkerte eller giver et forkert indtryk.
4.2.2. I det omfang du har givet dit samtykke til behandling af dine persondata, har du altid mulighed for at tilbagekalde dette. GoalSet Fitness kan dog fortsat behandle dine personoplysninger, hvis GoalSet Fitness har et grundlag herfor.
4.3 Yderligere oplysninger
4.3.1 I det omfang du har spørgsmål til ovenstående eller dine rettigheder i henhold til databeskyttelseslovgivningen, har du altid mulighed for at kontakte GoalSet Fitness. Du kan læse mere om databeskyttelseslovgivningen og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk
Datatilsynet er den myndighed, der i sidste ende kan vurdere, om dine persondata behandles lovligt – fx som led i en klagesag. Du har derfor altid mulighed for at indgive en klage til Datatilsynet
1. Indledende bemærkninger
1.1 Formål
1.1.1. Hos GoalSet Fitness vil vi løbende komme til elektronisk og på anden systematisk måde at behandle forskellige persondata om dig i forbindelse med, at du er kunde hos os. Det er nødvendigt for, at du kan blive kunde hos os. Vi er i den forbindelse forpligtede til at orientere dig om, hvilke oplysninger om dig, vi indhenter, registrerer, videregiver eller i øvrigt behandler.
1.1.2. Det overordnede formål med behandlingen af dine oplysninger er at kunne foretage den administration, der er knyttet til konsultationer/behandling for dig, dvs. aftaleindgåelsen, behandlingsprocessens opstart, forløb og afslutning, herunder i relation til ydelser mv., du har ret til, samt de forpligtelser, du er underlagt.
1.2 Dataansvar og kontraktoplysninger
1.2.1. GoalSet Fitness er dataansvarlig for de oplysninger, der behandles af os, og har således i henhold til databeskyttelseslovgivningen ansvaret for, at dine personoplysninger behandles lovligt.
1.2.2. For alle de nævnte personoplysninger gælder, at de behandles i overensstemmelse med de retningslinjer og rammer, databeskyttelseslovgivningen samt evt. øvrig lovgivning sætter herfor.
1.2.3. Dette indebærer bl.a., at du til enhver tid kan rette henvendelse til : GoalSet Fitness, Strandvejen 8, kl. Tv 4600 Køge, tfl: +45 53 50 63 77, e-mail: chris@goalsetfitness.com hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende i henhold til databeskyttelseslovgivningen.
2. Behandling af persondata
2.1 Kundekartotek
2.1.1. Når du kontakter os, opretter vi en journal på dig i vort kundekartotek (elektroniske it-system). Her registrerer vi en række forskellige personoplysninger, der som udgangspunkt stammer fra dig selv.
2.1.2. Vi registrerer bl.a. din kontaktoplysninger, fx. privatadresse, privat- og arbejdstelefonnummer, e-mailadresse Herudover registreres løbende journaloplysninger om dit/dine dyr. Endelig registreres oplysninger om andre særlige forhold som fx forsikringer, aftaler om kredit, sundhedsordninger og aftaler om andre betalere.
2.1.3. Oplysningerne i systemet kan vi evt. samkøre med oplysninger om andre kunder, fx for at lave forskellige former for statistikker op opgørelser til internt brug samt ved påkrav fra offentlige myndigheder.
2.1.4. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b.
2.2 E-mails
2.2.1 Vi logger centralt de e-mails, der bliver sendt fra dig til GoalSet Fitness og sendt fra GoalSet Fitnesss til dig. Det vil sige, at vi registrerer, hvem e-mailen er fra, at den er sendt til eller fra dig, hvornår e-mailen er sent og modtaget. Indholdet af de e-mails, som du modtager og sender til GoalSet Fitness, vil som udgangspunkt blive journaliseret på din elektroniske journal.
2.2.2. Som kunde hos GoalSet Fitness vil du – hvis du samtykker dertil – modtage remindere på behandlinger, som er aftalt eller behandlinger der bør gentages inden for en fastsat dato som fx konsultationer.
2.2.3. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b.
2.3 Kalendersystem
2.3.1. I vores elektroniske kalender registrerer vi de aftaler, vi har med kunden. Vi anfører i den forbindelse dit navn og eventuelt identifikationsoplysninger på dig.
2.3.2. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b.
2.4 Betaling
2.4.1. Vores system til håndtering af betaling er samkørt med kundekartoteket, hvorfor behandling af dine personoplysninger sker jf. denne skrivelses pkt. 2.1.
25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra a-b..8.3. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 1-2 (pr. 25. maj 2018
3. Opbevaring, overførsel og videregivelse mv.
3.1. Opbevaring af persondata
3.1.1. Oplysningerne om dig opbevares på virksomhedens adresse.
3.1.2. Visse oplysninger kan evt. opbevares tillige hos vores databehandlere i forbindelse med de drifts- og it-sikkerhedsmæssige opgaver (som fx ekstern hosting af it-programmer, softwarebackup mv.). Vi får løst eksternt. Opbevaring af oplysningerne hos eksterne samarbejdspartnere (vores databehandlere) er undergivet de danske databeskyttelsesregler, og der er indgået databehandleraftaler med databehandlere, der skal sikre, at dine oplysninger bl.a. ikke kommer uvedkommende i hænde.
3.1.3. Dine personoplysninger kan også overlades til vores advokater eller revisorer til brug for løsningen af en konkret opgave. Det kan fx være, hvis GoalSet Fitness har brugt juridisk eller revisionsmæssig bistand i en sag, hvor du er involveret, og hvor de relevante personoplysninger derfor skal bruges af vores revisor eller advokat.
3.2. Overførsel til tredjelande Vil ikke finde sted
3.3. Videregivelse
3.3.1. I forbindelse med bl.a. refusion fra forsikringsselskaber, refusion fra kommuner og videregivelse af fitnessmateriale, jf. Den Danske Dyrlægeforenings Etiske kodeks til relevante offentlige myndigheder og private virksomheder som beskrevet ovenfor i denne skrivelse. Materialet vil indeholde personoplysninger om dig.
Derudover kan GoalSet Fitness videregive personoplysninger om dig vores forsikringsselskab eller andre forsikringsselskaber, hvis dette er relevant og nødvendigt til brug for deres behandling af anmeldte skader mv.
3.3.2. Der kan endvidere ske videregivelse af dine personoplysninger i forbindelse med et potentielt køb og salg af GoalSet Fitness, herunder i forbindelse med den undersøgelses- og afklaringsproces (due diligence-undersøgelse), der måtte blive gennemført forud for et eventuelt salg mv.
3.4. Sletning af data
3.4.1. Databeskyttelseslovgivningen indeholder ikke specifikke regler om, hvornår personoplysninger skal slettes i kundeforhold. Dette skal afgøres af GoalSet Fitness som dataansvarlig i den enkelte situation. Ved vurderingen heraf skal der navnlig lægges vægt på, om en fortsat opbevaring tjener et sagligt formål.
3.4.2. Hensynet til at kunne opbevare dokumentation for historikken i en kundesag/kundejournal, herunder at GoalSet Fitness har mulighed for at se, hvilke skridt der tidligere er foretaget i kundesagen/kunde-journalen, anses i praksis for et sagligt formål. De data GoalSet Fitness bruger til at administrere dit kundeforhold, vil derfor som udgangspunkt først blive slettet, tidligst 5 år efter kundeforholdet er ophørt, idet det er lovpligtigt, at journaler opbevares i 5 år.
3.4.3. Øvrige oplysninger om dig, som ikke er nødvendige at opbevare for at administrere dit kundeforhold, vil blive slettet på det tidspunkt, hvor der ikke længere er noget sagligt behov for fortsat opbevaring, eller hvis lovgivningen i øvrigt pålægger os at slette disse oplysninger på et bestemt tidspunkt.
4. Dine rettigheder
4.1 Oplysningspligt
4.1.1. Databeskyttelseslovgivningen giver dig forskellige rettigheder, når vi behandler persondata om dig elektronisk. Og lovgivningen pålægger os visse pligter – som fx at fortælle dig, at vi har indsamlet eller vil indsamle persondata om dig.
4.1.2. Hvis vi i særlige tilfælde behandler andre persondata om dig eller foretager en anden form for behandling end den, vi beskriver her i denne skrivelse, vil GoalSet Fitness informere dig særskilt om det.
4.2 Indsigt, berigtigelse mv.
4.2.1. Du har også ret til at få at vide, hvilke personoplysninger om dig, vi har samlet i forbindelse med dit kundeforhold, og du har ret til at få indsigt i oplysningerne.
Du har ret til at bede om, at vi begrænser, retter eller sletter personoplysninger, hvis du mener, at de fx er forkerte eller giver et forkert indtryk.
4.2.2. I det omfang du har givet dit samtykke til behandling af dine persondata, har du altid mulighed for at tilbagekalde dette. GoalSet Fitness kan dog fortsat behandle dine personoplysninger, hvis GoalSet Fitness har et grundlag herfor.
4.3 Yderligere oplysninger
4.3.1 I det omfang du har spørgsmål til ovenstående eller dine rettigheder i henhold til databeskyttelseslovgivningen, har du altid mulighed for at kontakte GoalSet Fitness. Du kan læse mere om databeskyttelseslovgivningen og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk
Datatilsynet er den myndighed, der i sidste ende kan vurdere, om dine persondata behandles lovligt – fx som led i en klagesag. Du har derfor altid mulighed for at indgive en klage til Datatilsynet